Elaborar un presupuesto de producción permite que las empresas y las organizaciones puedan establecer y gestionar efectivamente sus ingresos y egresos durante un periodo de tiempo.

En ese post, te explicaremos a detalle todos los elementos relevantes que tiene la creación de tu propio presupuesto de producción, la importancia que tiene hacerlo con la finalidad de conseguir los objetivos de la empresa y, por supuesto, una guía profunda y precisa de cómo generar esta herramienta que, al cabo de un tiempo, te permita alcanzar las metas a corto y largo plazo.

¿Qué es un presupuesto?

En primer lugar debemos definir claramente lo que es un presupuesto general para poder describir a ciencia cierta lo que es un presupuesto de producción.

Esencialmente, el presupuesto es una proyección cuantitativa de lo que se desea alcanzar en una organización en términos operativos y económicos durante un período en concreto.

En otras palabras: es una estimación real y planificada de los gastos y los ingresos de una empresa que proporcionen un terreno sólido en donde ejecutar sus estrategias para alcanzar la rentabilidad, crecimiento, expansión o cualquier objetivo que se plantee durante un tiempo.

Los elementos fundamentales que tiene un presupuesto pueden ser:

• Un plan que exprese detalladamente lo que la dirección quiere lograr y cómo piensas hacerlo.
• Toma en cuenta todas las áreas del negocio y actividades de la empresa, pensando en cómo cada una forma parte del logro general.
• Solo es funcional si la planificación está alineada con las metas de la organización.
• A su vez, el presupuesto puede separarse por departamento o por actividad —como el presupuesto de producción—, que se agrupa globalmente como el presupuesto maestro.
• Está expresado en términos financieros y es cuantificable y medible.
• Resume y establece las actividades de la organización en términos de ingresos, egresos, gastos e inversiones de forma detallada.
• Planifica los recursos disponibles y necesarios para lograr los objetivos de la organización a través de una estrategia financiera.
• Se desarrolla en el futuro.
• Es crucial considerar la optimización de recursos.

Dicho todo esto, será mucho más sencillo comprender integralmente lo que es el presupuesto de producción, lo que pretende para las estrategias de una empresa y la importancia que tiene para llevarla hacia la consecución de sus objetivos.

¿Qué es un presupuesto de producción?

Habiendo definido lo que es un presupuesto, es importante mencionar que el presupuesto de producción y el presupuesto de ventas son dos pilares fundamentales de la operatividad de un negocio.

¿Por qué? Pues, básicamente porque un presupuesto de producción se trata del proceso de crear una planificación financiera para el área de manufactura de una organización que le permita entender detalladamente la estimación real y operativa que posee para producir artículos.

Se puede decir que es una delimitación específica y profunda de la cantidad de productos que una empresa es capaz de generar durante un periodo y bajo unas condiciones determinadas.

Entonces, el presupuesto de producción y el presupuesto de ventas guardan una íntima relación dado que, sin el último, sería imposible para los directores y gerentes de una compañía saber la cantidad de productos que se comercializarán durante ese segmento y, con ello, presupuestar su capital y recursos para esa demanda.

Todo esto nos lleva a una conclusión central: el presupuesto de producción transforma el volumen de ventas en unidades de fabricación, para suministrar a la compañía de información específica sobre los costes necesarios para alcanzar el volumen de ventas deseado y los beneficios proyectados.

Características de un presupuesto de producción

Ahora bien, así como un presupuesto general tiene unas características específicas que le permiten cumplir su propósito, el presupuesto de producción también contiene sus propias condiciones que lo convierten en una herramienta fundamental para optimizar los procesos de manufactura de la empresa.

A continuación, los más relevantes que se pueden mencionar:

I. Personal para llevar a cabo la producción

Evidentemente, una empresa que se encargue de crear productos a partir de materia prima, debe contar con colaboradores que faciliten y aceleren las tareas de producción.

En ese sentido, el presupuesto de producción contempla la incorporación de personal calificado para ejecutar las diversas tareas esenciales para la generación de valor para la compañía.

Lo que conlleva a los analistas y expertos en el área a analizar cada elemento humano necesario para alcanzar los niveles de productividad esperados y proporcionarle a la empresa la optimización de tareas ideal con el fin de obtener la rentabilidad deseada durante un período de tiempo específico.

II. Margen de beneficio

Evidentemente, dentro de un presupuesto de producción el beneficio o rentabilidad son la base que determinará todas las demás aristas del programa.

Por ello, determinar claramente en términos de dinero qué se desea obtener durante un segmento de tiempo le permitirá a los especialistas elaborar una planificación creíble, realizable y medible de todas las actividades que le permitirán alcanzar dichos objetivos.

III. Horas de trabajo

La producción conlleva una estrategia de generación de valor que se ejecuta durante un tiempo determinado, o también llamado horas de trabajo.

Este elemento forma parte de los ítems que deben estar presentes durante la creación de un presupuesto de producción ya que, la estimación correcta de este, le brindará la posibilidad a la organización de alcanzar sus proyecciones.

Sin embargo, para que esta acción pueda ser totalmente cuantificable y medible, se debe crear un plan de trabajo detallado que identifique el tiempo requerido para cumplir con la producción y, a partir de allí, calcular en términos de dinero y recursos los elementos necesarios para llevarlo a cabo.

Dentro de ello, evidentemente, se encuentra el valor por hora o, en otras palabras, el valor generado por la empresa cada hora de trabajo.

Importancia del presupuesto de producción

La elaboración de un presupuesto de producción le permite a una organización administrar eficientemente los ingresos y egresos para que se utilicen como instrumentos a favor de la compañía para obtener sus metas a corto, mediano y largo plazo.

Un presupuesto de producción le brinda a la empresa una perspectiva ampliada y detallada al mismo tiempo de la realidad financiera para facilitar la toma de decisiones en términos de manufactura de productos.

Esto quiere decir, que la dirección de la empresa podrá conocer en todo momento en lugar operativo en el que se encuentran y prepararla ante todos los retos y cambios a los cuales podrá enfrentarse durante un período de tiempo.

¿Quiénes son los encargados de crear y acompañar el presupuesto de producción?

Este tema es crucial debido a que el presupuesto de producción es una herramienta vital para pronosticar cuándo y cómo se ejecutan las diversas tareas de manufactura o generación de valor, así como controlar cada etapa del proceso.

Ahora bien, la responsabilidad de un departamento o de un cargo es fundamental para la confección de esta herramienta dado que, si bien está enfocada a un área específica de la empresa, afecta la organización en general.

Por ello, debe ser creada desde dentro y no solo por el departamento financiero —una alternativa que muchos escogen erróneamente.

En síntesis, el presupuesto de producción debe originarse en la gerencia, la cual es la encargada de consolidar las diferentes áreas de la compañía y proporciona el valor a la realidad general, así como realiza la proyección de las expectativas de crecimiento y optimización del negocio.

Y, por su impacto en otros segmentos de la misma, el presupuesto de producción tiene que contar diversos departamentos como Ventas, Marketing, Contabilidad, entre otros.

La participación de las diferentes áreas será determinante para delimitar la realidad a la realidad de las expectativas de la dirección y de las proyecciones financieras.

Ventajas de crear un buen presupuesto de producción

Un presupuesto de producción hecho de manera correcta es capaz de proporcionar innumerables beneficios a una organización, sobre todo si se tienen en cuenta los factores que forman parte de todo el proceso de manufactura de productos.

Algunos de los más importantes son:

1. Ayuda a cumplir los objetivos generales

Si bien ya lo hemos resaltado a lo largo de este artículo, un buen presupuesto de producción actúa como el mapa que guiará las acciones que se ejecutarán en la planta de producción y que tendrá un impacto directo en las actividades de otros departamentos como Ventas o Marketing.

Por ello, crear esta herramienta siguiendo las mejores prácticas —que abordaremos más adelante— es la única forma de garantizar que los objetivos propuestos sean alcanzados en el tiempo establecido y a través de métodos que permitan medir y cuantificar los resultados.

2. Reduce los gastos innecesarios

Tener una proyección de los recursos necesarios para echar a andar toda la maquinaria de producción, le brinda a los operarios y administradores de la empresa una visión clara de los costos asociados a sus actividades empresariales.

En ese sentido, queda muy poco espacio —o nulo— para la improvisación, exceptuando quizá aquellos costos sorpresas que surgen a raíz de eventos fortuitos y que escapan de las manos de los gerentes.

El beneficio que trae consigo el presupuesto de producción en este sentido es prepararse financieramente para todo el peso de las operaciones y conocer con exactitud el monto de capital y de recursos esenciales para generar la rentabilidad pronosticada.

Por ello, el elaborar un presupuesto en tu empresa te ayudará a evitar gastos innecesarios dado que cada uno de los costos estará contemplado desde el inicio y nada vendrá por sorpresa.

3. Aprovecha la capacidad operativa y el talento humano

Al conocer a detalle cada elemento que forma parte de la actividad productiva, un gerente será capaz de crear las estrategias de generación de valor necesarias para sacarle el máximo provecho a cada máquina, tarea y colaborador de la organización.

Esto quiere decir que poseer un presupuesto de producción brinda una gran ventaja en términos operativos al estar al tanto de los recursos disponibles, lo que da pie a la elaboración de un plan de trabajo que se alinee con los objetivos generales y específicos.

Además, al cuantificar el valor de cada trabajador y su experiencia se podrán implementar planes de dirección que los posicione en puestos y funciones que se equiparen a sus capacidades.

Con ello, cada empleado de la planta contribuirá con una parte fundamental del trabajo que se verá reflejado en los resultados diarios y semanales de la planta.

4. Mejora la gestión de inventarios

La gestión de inventarios es una tarea sustancialmente importante en empresas que poseen una rotación constante de mercancías.

Sin embargo, cuando no se establece un presupuesto de producción que pronostique la salida y la entrada de productos y materiales a los almacenes, regularmente se incurre en el desabastecimiento o sobreabastecimiento, generando problemas a la empresa.

Una previsión clara de los recursos de la empresa y, por supuesto, estimaciones detalladas de la demanda y la oferta del mercado en que se encuentra la compañía, proporcionarán una perspectiva clara de los recursos necesarios para satisfacer las necesidades de los compradores y proveedores, así como una gestión inteligente del inventario para cumplir con los clientes y, a su vez, mantener la operatividad a tope.

Asimismo, la identificación de productos de alta rotación le deja la oportunidad latente en sus manos a las organizaciones para incrementar la generación y manufactura de artículos que puedan traer mayor rentabilidad a las arcas.

En ese sentido, existen múltiples herramientas que facilitan este trabajo como los sistemas automatizados de inventarios que optimizan los recursos disponibles y los alinean con los presupuestos establecidos para generar la mayor rentabilidad posible.

5. Fomenta la estabilidad operativa

Por último dentro de los beneficios que un presupuesto de producción es capaz de proveer a la empresa está la estabilidad operativa, lo cual representa un elemento esencial para romper la incertidumbre y permanecer dentro de los mercados en tiempos donde la competitividad y la demanda son retos a los que las empresas deben enfrentarse cada día.

Una organización que está preparada para las operaciones durante un periodo extenso de tiempo es capaz de proporcionar a sus colaboradores, socios, accionistas y dueños la certeza de que se mantendrá activa y eficiente sin importar las contingencias o incidencias que se presenten, dado que poseen seguridad financiera gracias a la elaboración de un presupuesto de producción preciso.

Si has llegado hasta aquí, muy posiblemente te estés preguntando cómo llevar a cabo esta herramienta de gestión operativa y financiera a tus procesos.

¡Sigue leyendo!

Paso a paso de cómo elaborar un presupuesto de producción

El primer paso para elaborar un buen presupuesto de producción, como ya se ha mencionado anteriormente, es crear el presupuesto de ventas. Con ello, tu empresa estará mucho más clara de las proyecciones de demanda y oferta que existe en su mercado con miras a generar procesos de manufactura que puedan satisfacer las necesidades de clientes y proveedores.

Este proceso previo se basa en los dos aspectos más importantes antes de crear el presupuesto de producción: el inventario y la meta de ventas para un período determinado.

Ahora bien, antes de empezar a describirlos pasos para crearlo desde cero, es necesario profundizar en aquellos elementos que hacen falta para crearlo de manera eficiente: frecuencia de elaboración del presupuesto y demanda de los productos.

I. Frecuencia de elaboración del presupuesto

Para saber exactamente las condiciones en las que se basará tu presupuesto de producción debes conocer con exactitud la frecuencia de elaboración o las veces que analizarás los elementos de tu negocio para determinar el capital y recursos disponibles.

Evidentemente esto está influenciado directamente por el ciclo del producto, así como del sistema que gestione los procesos.

Regularmente esto se elabora una vez al año, sin embargo, existen organizaciones que deciden hacerlo trimestralmente sobre todo en países y mercados con mucha incertidumbre.

II. Demanda del producto

Como ya se mencionó, la demanda del producto afecta directamente el presupuesto de producción dado que, a mayor demanda de productos, mayor será la generación de artículos.

Por lo que estudiar profundamente el comportamiento de la demanda le brindará a los encargados de la creación del presupuesto una proyección real de lo que se necesitará manufacturar para satisfacer el mercado.

Elaboración del presupuesto de producción

En este punto ya estás completamente listo para crear tu presupuesto de producción, y para que puedas hacerlo siguiendo las mejores prácticas, se deben ejecutar tres etapas fundamentales para asegurar la eficiencia.

1. Presupuesto de materia prima

El presupuesto de materia prima es un segmento del presupuesto de producción que es infaltable si se quiere contar con una herramienta de gestión y proyección verdaderamente eficiente.

Este permite calcular la cantidad de materiales que se necesitan para cada período de producción y dan una clara guía de los recursos necesarios para satisfacer las necesidades del mercado y, por supuesto, los requerimientos de abastecimiento de la empresa para permanecer operativa y funcional durante ese segmento de tiempo.

Cabe aclarar que esta sección solo incluye aquellos materiales que son imprescindibles para la generación de productos o el proceso de manufactura. Por lo que aquellas materias que tienen un papel indirecto no entran en esa determinación.

Un ejemplo claro sería el caso de una empresa que manufactura comida para mascotas, que incluirá en su presupuesto de producción aquellos materiales esenciales para el producto final como harina de trigo, carnes, maíz, entre otras. Sin embargo, el combustible usado para la flota de camiones encargados de la distribución no entran en esta categoría.

La fórmula para calcular el presupuesto de materia prima es el siguiente:

Materia prima esencial para la producción + materia prima estimada en el inventario = total de materia prima requerida.

2. Presupuesto de mano de obra

Por otra parte, el presupuesto de mano obra contempla todos los recursos asociados a la contratación y obtención de trabajadores que dediquen su tiempo en manufacturar las unidades que sean necesarias para satisfacer las proyecciones de la empresa.

En similitud con el presupuesto de materia prima, el presupuesto de mano de obra solo se incluyen aquellas tareas directamente relacionadas con las personas que ejecutan labores de producción.

Es decir, siguiendo el mismo caso anterior, la empresa productora de comida para mascotas solo tomará en cuenta para su presupuesto de mano de obra a los trabajadores que se encargan de trasladar la materia prima, elaborar el producto y empaquetarlo. Aquellos colaboradores que se dedican al marketing de la marca, por ejemplo, no entran en esta categoría.

3. Presupuesto general

Por último, el presupuesto de producción debe tomar en cuenta las demás estimaciones realizadas en el presupuesto general con el objetivo de establecer proyecciones reales, medibles y alcanzables en términos de productividad en la creación de productos.

En base al presupuesto maestro el área de manufactura de una organización tendrá las condiciones en las que se generará las bases de la producción general y, de acuerdo a ello, se elaborarán las diferentes tareas para satisfacer las expectativas de la dirección.

Cuando se poseen todas estas informaciones el proceso de creación de un presupuesto de producción solamente se resume en la determinación de la fórmula:

Unidades de producción = unidades vendidas + unidades de inventario final + unidades del inventario inicial

Y, si bien el único factor que podemos conocer a ciencia cierta es el de unidades de inventario inicial o las existencias iniciales, las demás son previsiones futuras que se han analizado con detalle a través de las proyecciones, los objetivos y las metas que posea la empresa.

Conclusión

Si has llegado a este punto ya conoces la manera correcta y eficiente de crear tu propio presupuesto de producción, además de las diferentes ventajas a las que podrás acceder a partir de ahora y aquellos elementos que debes tener en consideración para ejecutar esta tarea.

Es necesario mencionar que, como cualquier otro presupuesto, no se basa en estimaciones exactas de la capacidad productiva de tu organización, en su lugar, es una herramienta ideal para brindar una perspectiva clara de lo que la demanda de tu mercado exige a los productores, tu capacidad operativa para aprovechar esa oportunidad de negocios y los elementos esenciales requeridos para cumplir con las aspiraciones.

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