La metodología “5S” consta de cinco pasos para crear un espacio de trabajo más organizado y productivo y sirve como base para implementar herramientas y procesos de producción de lean manufacturing más avanzados.

El sistema 5S lean fue desarrollado originalmente como un sistema de producción de Toyota en la década de 1950 y 1960 para ayudar a la compañía a lidiar con el rápido crecimiento de la demanda en Japón tras la Segunda Guerra Mundial.

Actualmente, muchas empresas están adoptando esta técnica de gestión del workplace como una forma de reducir el desperdicio y aumentar las ganancias.

Al leer el título, te estarás preguntando: “¿Qué tiene que ver el método Marie Kondo con todo esto?”, aunque parezca incierto, ambos principios son similares.

Para comprender cómo esta técnica tan efectiva de la empresa multinacional Toyota tiene relación con los métodos de esta autora exitosa, debes leer este artículo completo. ¡Síguenos!

Sistema de producción de Toyota: ¿Cuál es el paralelismo con Marie Kondo?

Marie Kondo es la autora del best seller internacional titulado: “The life-changing Magic of Tidying Up” y de la serie de Netflix: “¡A ordenar con Marie Kondo!”.

Puede que no se nos ocurra de inmediato pensar en diseño industrial, pero antes de que el método Marie Jondo de 6 pasos comenzara a provocar alegrías en el hogar, los diseñadores e ingenieros que anhelaban espacios de trabajos libres de desorden estaban evocando una dicha organizacional similar desde las décadas de 1950 y 1960.

En efecto, antes de que Kondo empezara a generar valor, estaba el inventor e industrialista japonés “Sakichi Toyoda”, fundador del fabricante de ingeniería Toyota Industries Corporation.

En su lucha por la dirección y el propósito de la vida, en la década de 1930 Toyoda comenzó a meditar en lo que más tarde denominó “los 5 por qué”: para encontrar una solución a un problema que estaba experimentando, se preguntaba a sí mismo “por qué” – en 5 ocasiones- el mismo estaba ocurriendo.

El concepto de los “5 porqués” ha sido adoptado por numerosas metodologías “lean” que tienen por finalidad resolver problemas a través de procesos ágiles que crean una mayor eficiencia y calidad.

Años más tarde, el hijo de Toyoda, Kiichiro Toyoda, convirtió la empresa de fabricación de telares de su padre en una automotriz, y junto con el ingeniero de fabricación de Toyota Taiichi Ohno, fundaron 5S que, junto con Lean Manufacturing, tiene principios similares a la filosofía de fabricación “Just-in-Time” —también de origen nipón—.

El proceso fue denominado “5S”, y se convirtió en el sistema de producción de Toyota. Interesante, ¿no es cierto?

¿Cuáles son las 5S y qué valor tiene cada una?

Las 5S son un método que consta de 5 pasos que, en japonés, todas inician con la letra “S” provenientes del japonés y que podemos trasladarlo al alfabeto a través del Katakana —mediante su lenguaje fonético—; su objetivo es optimizar la eficiencia tanto como sea posible para que no se desperdicie el esfuerzo.

A continuación, se encuentran las definiciones japonesas de 5S, la traducción al español y cuál es su implicancia:

• Separación —Seiri—: esta primera “S” consiste en apartar los elementos necesarios para hacer nuestro trabajo de los innecesarios. De este modo, eliminamos del espacio laboral lo que no sea útil.
• Orden —Seiton—: este segundo paso se basa en ordenar y organizar el espacio de trabajo de una manera eficaz; los elementos requeridos señalados en la etapa anterior deben ubicarse e identificarse de manera que sea fácil encontrarlos y usarlos rápidamente sin margen de error.
• Limpieza —Seiso—: ya habiendo clasificado y ordenado el puesto de trabajo, ahora hay que limpiarlo. Debemos no solo limpiar profundamente, hay que llegar al fondo del asunto y determinar cuál es el origen de la suciedad y poner en marcha acciones para que no aparezca nuevamente.
• Sistematización —Seiketsu—: hay que señalizar las irregularidades encontradas con el ánimo de prevenir que aparezca de nuevo el desorden y la suciedad, por lo que se deben establecer normas básicas y procedimientos sencillos visibles para todos; se busca el orden perpetuo.
• Disciplina —Shitsuke—: acá se persigue mejorar continuamente, es decir, no conformarse con los resultados obtenidos y siempre buscar una nueva mejora. Para esto, se necesita implementar el rigor y la disciplina que promuevan un control que garantice la eficacia de la metodología.

Si cualquiera de las etapas no se realiza adecuadamente, se perderá todo lo que se ha logrado en los pasos anteriores; por lo que es imprescindible llevar un seguimiento constante para que el proceso pueda contribuir con los niveles de productividad empresarial.

Las 5S del lean manufacturing de la empresa japonesa son una de las herramientas fundamentales básicas debido a que están pensadas para implementarse en entornos laborales, mejorando la calidad de los productos y servicios, reducir los costes, optimizar el proceso productivo y mejorar las condiciones de trabajo personales.

Para que esta metodología pueda ser efectiva, debe seguir los siguientes principios:

• Fácil de enseñar;
• Conceptos de fácil comprensión;
• Es visual;
• El enfoque tiende a tener un impacto cultural.

Ahora bien, ¿cuál es el método Marie Kondo? A continuación, estas son sus 6 reglas básicas:

• Comprométete a ordenar;
• Imagina tu estilo de vida ideal;
• Lo primero es descartar lo que no es útil;
• Todo debe llevar un orden correcto y debe seguirse con disciplina;
• Hay que ordenar por categorías, no por ubicación;
• Pregúntate a ti mismo: ¿te genera alegría?

Marie Kondo aplica cada una de estas etapas y ha llegado a elaborar procesos muy concretos sobre cómo se debe seleccionar entre lo útil y lo innecesario, qué botar y qué guardar, cómo plegar cada una de las distintas prendas de ropas, dónde deben ser guardadas.

Asimismo, se enfoca en la disciplina y el rigor que se debe llevar a cabo en el método para que los resultados obtenidos perduren a lo largo del tiempo.

En definitiva, quizá inconscientemente, esta increíble autora nos propone un método para organizar y ordenar nuestros hogares —o hasta nuestras vidas— de una forma que no está muy alejada de los métodos aplicados en el sistema de producción de Toyota.

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