Optimizar la comunicación interna de las organizaciones es una responsabilidad de todos los gestores, colaboradores y socios que desean llevar la imagen corporativa al siguiente nivel. 

En este sentido, debemos destacar que no solo estimula la productividad y la motivación, sino también genera una mayor credibilidad al interferir directamente en la perspectiva de los clientes ante la marca.

Ahora bien, ¿qué es la comunicación interna?

Esta herramienta estratégica consta de un conjunto de acciones cuya finalidad es difundir las decisiones de la empresa, transmitir la cultura, aportar retroalimentación sobre el desempeño, presentar lo realizado durante un tiempo determinado y orientar posibles mejoras.

En virtud del acelerado avance tecnológico y del gran flujo de datos en las organizaciones contemporáneas, buscar formas de incrementar la comunicación entre los equipos internos se ha convertido en un factor vital para los negocios.

Si has ingresado a este post con la intención de conocer las mejores estrategias para optimizar la comunicación corporativa, ¡te invitamos a leerlo hasta el final!

En las próximas líneas, entenderás que seguir nuestros 6 consejos es imprescindible para:

• Mejorar el clima organizacional.
• Promover la alineación estratégica.
• Estimular la productividad.
• Aumentar el compromiso de los colaboradores.
• Reducir el absentismo y la rotación laboral.
• Optimizar la imagen de la empresa en el mercado.

¡Toma nota!

1. Centraliza la información

Gracias a la adopción de un software de gestión de buena calidad, las organizaciones pueden almacenar los datos en un solo lugar, lo que favorece su rápido acceso: de esta manera, los trabajadores no tendrán que realizar investigaciones en diferentes fuentes ni perder tiempo con tareas secundarias.

Asimismo, la centralización gana aún más relevancia cuando los sistemas están basados en la nube y permite que todos los involucrados puedan acceder a los datos desde cualquier localización geográfica, independientemente del horario. 

A raíz del acceso facilitado mediante la nube o cloud computing, la empresa obtiene importantes beneficios en su productividad y otros resultados a nivel general.

2. Elimina la burocracia

Es esencial monitorear quien accede a la información corporativa. Sin embargo, el proceso de identificación no puede generar pérdidas en la productividad: de hecho, perder tiempo solicitando permisos cada vez que un colaborador necesita ingresar a un documento puede ocasionar retrasos y otros problemas a lo largo de la jornada.

En virtud de ello, es indispensable que los gestores estructuren un plan de identificación y de credenciales que minimicen la burocracia en el intercambio de información para aumentar la agilidad de los equipos en el acceso y el análisis de los datos organizacionales.

3. Invierte en canales y herramientas de tecnología

Los gestores deben verificar si los canales que promueven la interacción entre los colaboradores permiten el flujo de la información de manera íntegra y sin ruidos. Entre los mecanismos de comunicación más oportunos, destacamos:

• Sistema de chat en el sitio web corporativo.
• Intranet.
• Correo electrónico.
• Informes impresos.
• Teléfonos con números internos que permitan un rápido contacto.

A pesar de su carácter novedoso, los softwares de gestión y las aplicaciones de mensajería instantánea son recursos igualmente útiles para optimizar el contacto entre los colaboradores de diferentes sectores y, de esta manera, promover la sincronía entre los equipos.

En efecto, existen diferentes opciones de canales de comunicación y de herramientas tecnológicas: antes de seleccionarlos e implementarlos, conviene verificar cuáles alternativas se relacionan con el perfil del negocio y con los hábitos comunicacionales de los colaboradores.

4. Conoce a tus liderados

Independientemente de si la gestión es vertical u horizontal, los colaboradores suelen no sentirse cómodos para intercambiar información o aportar ideas a sus gestores, lo que genera profundos ruidos y falsas percepciones acerca del perfil del líder.

Para evitar este tipo de situación, es recomendable que mantengas una postura accesible y que demuestres buena voluntad para escucharles y considerar sus aportes como informaciones valiosas para el desarrollo de nuevas acciones, procedimientos o medidas.

En este sentido, las reuniones más informales son herramientas útiles para promover la aproximación de los funcionarios, ya que así todos los participantes se sienten más tranquilos y relajados: como resultado, hay un contacto más fluido entre los colaboradores y los ejecutivos.

En definitiva, una buena comunicación interna exige que todos los trabajadores se sientan cómodos, tengan consciencia de su rol en la empresa, estén abiertos a intercambiar información —tanto con sus pares como con los gestores— y, sobre todo, entiendan que los contactos son imprescindibles para alinear y orientar las actividades dentro de la organización.

5. Fortalece la cultura corporativa

Una empresa está integrada por personas con diferentes creencias, personalidades, culturas y principios. De hecho, la diversidad tiene un papel relevante en cualquier organización, puesto que favorece la adopción de soluciones innovadoras, el desarrollo de perspectivas más holísticas y la integración.

No obstante, para que la comunicación fluya de manera adecuada, es imprescindible que el gestor difunda la cultura organizacional e inculque a los trabajadores la necesidad de actuar adecuando su comportamiento y postura profesional a los principios, objetivos, reglas y procedimientos empresariales.

Bajo esta perspectiva, cuando la empresa mantiene una cultura saludable, sus funcionarios logran comprometerse y optimizar el trabajo en equipo, lo que mejora su desempeño y colabora con el cumplimiento de las metas corporativas.

6. Proporciona retroalimentación

Incentivar la “cultura del feedback” —o retroalimentación— en la organización es indispensable para fortalecer la comunicación interna, pues posibilita analizar el desempeño de los colaboradores, darles la oportunidad de conocer lo que deben cambiar y respaldar los puntos positivos que deben continuar desarrollando.

Por consiguiente, una comunicación corporativa de excelencia debe abrir espacio para que los colaboradores se sientan libres para dar y recibir retroalimentación, panorama que favorece una mejora gradual en el desempeño y sirve para incrementar sus habilidades. 

Aceptar sugerencias y mostrar que las opiniones de los colaboradores son relevantes para el buen funcionamiento de la empresa, es esencial para comprometerles y mejorar la fluidez del tráfico interno de información.

¡Listo! Ya tienes 6 consejos para optimizar la comunicación interna en tu organización.

Esperamos que hayas entendido que estimular esta es imprescindible para mejorar la calidad de los procesos corporativos y generar un excelente clima organizacional, en el que las personas se sientan libres para aportar ideas o críticas y busquen soluciones que fomenten el alcance de los objetivos del negocio.

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