El presupuesto anual operacional es imprescindible en una fábrica, porque en él se exponen las expectativas financieras y de crecimiento para el futuro. Y aunque se elabore con rigurosidad es fácil incurrir en errores que arruinan su preparación.

Para que la estimación financiera de tu fábrica funcione evita cometer estos errores:

1. Sobrevalorar las ventas

Es bueno que tengas metas y que desees impulsar las ventas, pero una sobrevaloración de los ingresos económicos hará que tu presupuesto no funcione. Proyectar un escenario más optimista de lo que estima el mercado hará que los planes se derrumben al primer tropiezo.

Si los ingresos que tomas como referencia se alejan de un escenario factible, comprometerás a la fábrica con recursos que no posees y que serán difíciles de lograr.

Además corres el riesgo de que la empresa no pueda cumplir con los compromisos establecidos con clientes y proveedores.

Al sobreetimar las ventas puedes enfrentar problemas como:

• Tener altos costos en el stock o existencia de materia prima.
• Exceso de personal.
• El flujo de efectivo estará alterado y con ello las ganancias.
• No poder cumplir con los planes de operación.

2. Elaborar el presupuesto solo una vez al año

Es importante contar con un presupuesto anual operacional. Pero hacer cuentas solo una vez al año es un error, porque los números positivos de una planta de fabricación dependen de factores internos y externos que deben analizarse de forma continúa.

Para entender mejor este punto vamos a entrar un poco más en detalles.

Entre las variables internas se encuentran las estrategias de venta, planes de producción, cambios en la demanda, nuevos competidores en el mercado… Cada uno de estos factores puede afectar el presupuesto así que, además de dejar un margen para atender imprevistos, es importante evaluar los números de forma constante.

A esto se le suman las variables externas y que, en gran medida, no podemos controlar.

En este grupo se encuentra la situación política, factores ecológicos, culturales y hasta de salud. Es quizás el ejemplo más cercano la pandemia por COVID-19 que afectó al mundo entero. ¿Alguien podría haber previsto una situación de tal magnitud?

Revisar el presupuesto con más frecuencia permitirá tomar decisiones de forma oportuna, ya que se irán reflejando las necesidades reales de la empresa.

3. Concentrar la responsabilidad en los directivos sin escuchar a los trabajadores

La mano de obra que se encuentra en la planta conoce cuáles son las necesidades de la fábrica y qué aspectos necesitan mejorar. Te sorprendería todo lo que pueden aportar, así que si estás programando los gastos anuales es un error no escuchar a tu personal.

Una buena estrategia es involucrar a los responsables de cada área operativa en la elaboración de las finanzas. De esa manera todos tendrán presupuestos individuales y será más sencillo hacer uno global.

Te repetimos, es imperativo involucrar a los líderes de cada área.

Ellos conocen las necesidades reales de su departamento. Con esto no queremos decirte que estás obligado a conceder todo lo que soliciten, pero sí puedes ajustar lo máximo posible para que la operatividad no se vea comprometida.

Si necesitas reducir los gastos en algunas de las áreas de la planta, primero consúltalo con los coordinadores de cada área. Ellos pueden aportar ideas para que los ajustes no causen un impacto negativo.

4. No usar el presupuesto para mejoras continuas

El presupuesto es una herramienta de gestión y muchas empresas pierden la oportunidad de usarlo para lograr mejoras de forma continúa.

Deja de ver el plan económico solo como ingresos y egresos. Cuando lo identifiques como una guía para el crecimiento de la organización, los números positivos llegarán por añadidura.

No puedes ver como innecesarias las mejoras, estas implican inversión en nuevas tecnologías, capacitación para trabajadores de la industria, investigación, desarrollo de nuevas metodologías y procedimientos.

Todo lo que sea en pro de progreso y modernización es importante asumirlos como inversión y no como un gasto. Las ganancias podrán medirse en función del éxito de estas reformas.

Toma en cuenta que las mejoras continuas llevarán a la fábrica a la excelencia y puede ser el factor diferenciador más importante con la competencia.

5. No respetar tu propio presupuesto

Uno de los errores más graves cuando se elabora un presupuesto anual operacional es no respetarlo.

La clave está en hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos, esto permite que si en algún momento existen desviaciones de los planes financieros se tomen de inmediato los correctivos pertinentes.

Cuando elabores el presupuesto considera que este tiene como objetivo principal administrar de forma adecuada sus ingresos y egresos. Por lo tanto, al no respetar las estrategias la fábrica estará operando sin organización financiera y esto limitará su crecimiento.

Consejos para elaborar un presupuesto anual operacional efectivo

Ya sabes lo que no debes hacer, ahora toma en cuenta estos consejos para que al elaborar el plan financiero cubras las expectativas de la planta:

• El presupuesto es un pronóstico de lo que se estima ganar y gastar en un lapso determinado de tiempo, por lo tanto la objetividad y la prudencia son la clave para que este sea exitoso.
• Evita hacerlo de forma automática cada año, dedica tiempo para analizar cada área de la fábrica. Los resultados te permitirán tomar decisiones acertadas en pro de alcanzar una mejor productividad.
• Elabora una estrategia que permita tener metas operacionales reales. Estos objetivos deben ser específicos y medibles.
• Analiza los presupuestos de años anteriores, te servirá como una guía y herramienta de planificación.

Ventajas de elaborar un presupuesto para la fábrica

Planear y ejecutar un presupuesto anual operacional tiene ventajas más allá del control económico. ¡Veamos!

• Permite definir estrategias y objetivos para aumentar la productividad de la fábrica.
• Optimiza el uso de los insumos.
• Minimiza el riesgo de operaciones negativas y por lo tanto ayuda a lograr operaciones más eficientes en función de alcanzar metas.
• Incentiva la participación de todas las áreas de la fábrica en la búsqueda de mejorar la productividad.

Por último elabora una estrategia para que dentro de la rigurosidad del presupuesto haya espacio para la flexibilidad y así afrontar variaciones propias de la dinámica de una empresa.

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