Los llamados indicadores claves de rendimiento también denominados como KPIs son sustancialmente importantes para una compañía por el simple hecho de que señalan cuáles son las prioridades, mediante el establecimiento de un punto de partida para el cumplimiento de metas agresivas, pero al mismo tiempo realistas.

Esto parte de un principio básico: “lo que no se mide, tampoco se controla”.

Por ello, la medición y seguimiento de una serie de indicadores, relacionados con los objetivos estratégicos, establecen en buena medida el rumbo de la empresa.

No obstante, la realización de esta medición implica tomar en cuenta las siglas S.M.A.R.T, que significan específico (Specific), medible (Measurable), alcanzable (Achievable), realista (Realistic) o relevante, y acotado en el tiempo (Timely).

Si los indicadores las cubren todas, entonces valen la pena ser considerados. Y en las siguientes líneas, te contaremos cuáles son, con la idea de que no te los pierdas de vista en tu fábrica.

¿Te interesa el tema? ¡Sigue con nosotros hasta el final!

¿Qué son los indicadores clave de rendimiento?

Lo primero que hay que hacer es revisar un poco los conceptos, entre ellos el de indicadores de rendimiento.

¿Qué son? ¿Para qué sirven? Pues, estos se tratan de variables que permiten que las organizaciones puedan identificar procedimientos ineficaces o defectuosos, en el momento en que se lleva a cabo la fabricación de un producto o se ofrece un servicios a los clientes.

Gracias a ellos, los encargados de negocios tienen la posibilidad de determinar la eficiencia del recurso humano y de los materiales que se emplean para la ejecución de cada uno de sus proyectos, o en el conjunto de la compañía.

¿Para qué se utilizan los indicadores clave de rendimiento?

Los indicadores claves de rendimiento son métricas base sobre la cual se lleva a cabo un control de los procesos de mejora continua en la fabricación.

De este modo, los responsables de las organizaciones tienen la oportunidad de hacer un monitoreo, a fin de saber si se están cumpliendo las metas que los acerquen cada vez más al objetivo final.

Estos son los mismos objetivos que poseen todas las características de las que te hablamos al principio, es decir, que sean ambiciosos pero totalmente alcanzables.

Vale decir, que los indicadores claves de rendimiento también ofrecen la posibilidad a quienes se encargan de la dirección o gerencia de producción en las empresas de tomar decisiones más ágiles y efectivas.

¿Cuáles son las partes de un indicador de rendimiento?

En este punto, es importante dejar claro que para poder definir los indicadores claves de rendimiento hay que tomar en cuenta varios parámetros.

A continuación te los mencionamos. ¡Toma apuntes!

1. Definición concreta de lo que se está midiendo

Esta definición debe ser establecida sobre la base de hechos concretos y metas claras y alcanzables.

2. La fórmula que se utilizará para obtener todos los datos

No hay mucho que aclarar. Esta fórmula es esencial para establecer cómo se logrará la obtención de los datos que se van a medir, también llamada ratio.

3. Especificar las unidades en que se está midiendo

En este punto es preciso dejar claro cuáles son las unidades en que se va a hacer la medición de los KPIs.

4. Definir las actividades o procesos a los que está vinculado cada uno de los KPIs

Para llevar a cabo el control de los indicadores claves de rendimiento, es imperativo que se identifiquen los procesos a los que están asociados cada uno de ellos.

¿Cuáles son los beneficios de los indicadores clave de rendimiento?

Las ventajas de los indicadores claves de rendimiento son las siguientes:

1. Cierran las brechas de aprendizaje

Los KPIs permiten a las organizaciones reconocer y abordar los márgenes de aprendizaje.

Y es que, en caso de que no se esté alcanzando un objetivo o una meta específica, es posible identificar que los empleados necesitan mayor cantidad de información.

Para que lo entiendas mejor, te hacemos el siguiente planteamiento. Digamos que la empresa quiere atraer 20% más de clientes potenciales, con el propósito de alcanzar una mayor cantidad de ventas.

Entonces, los encargados comunican el objetivo a su fuerza de ventas, con el objetivo de alcanzarlo para el próximo trimestre. Pero, al transcurrir del tiempo, no se observa ningún avance.

Así, la formación permite que el equipo entienda los fundamentos de la prospección, la venta y el cierre, a fin de que cada una de las llamadas se transforme en una oportunidad real de alcanzar la meta.

En fin, ser consciente de la falta de habilidades posibilita empezar el proceso de formación de los empleados. Y, usar un KPI medible con un resultado tangible, permite hacer una evaluación del rendimiento de los trabajadores, así como a identificar las mejoras que vienen posterior a la formación.

2. Capacitar a los empleados para que puedan pasar a la acción

Otra de las ventajas de los indicadores clave de rendimiento es que permite a los empleados actuar.

El objetivo general puede ser hallar más ventas en el año en relación con el anterior. Pero, ¿cómo lo conseguirás y cómo sabrá tu equipo qué hacer? Los KPIs claros siguen el desempeño de tus empleados al actuar y les enseñan el camino por donde ir.

Un indicador de rendimiento de venta tangible podría ser enviar 30 emails de ventas cada 24 horas. Luego se podría hacer un seguimiento de los clientes potenciales, en el lapso de una hora desde el primer contacto.

Así, el número de emails de venta enviados y el lapso de seguimiento, constituyen KPIs específicos y perfectamente rastreables.

De ese modo, si los responsables del negocio empiezan a ver los resultados, entonces se va por muy buen camino. En caso contrario, deben revisar los objetivos y hacer los cambios que sean precisos para redireccionar el camino.

3. Medir los efectos y los resultados

Los indicadores clave de rendimiento te permiten medir los resultados. Así, un buen indicador, por definición, debe ser rastreable y medible, ya que sin una forma de poder medir el progreso hacia los objetivos, es imposible hacer las mejoras y los ajustes pertinentes.

Pero es muy posible que la organización haya alcanzado los objetivos de aumentar 20% las ventas. Pero, ¿cómo fue que se logró? ¡Veamos!

• Completando la capacitación de todos los miembros del equipo de ventas.
• Teniendo un objetivo bajo y alcanzable.
• Consiguiendo los vendedores superestrellas que ayuden a alcanzar las metas que se han planteado.

Es decir, tanto si las empresas alcanzan o no los objetivos, es importante reconocer las causas de cada circunstancia. Y una de las principales ventajas de los KPI, es que permiten a las organizaciones evaluar si ciertas decisiones dieron resultados o no.

¿Cuáles son las desventajas de los indicadores clave de rendimiento?

Antes de conocer cuáles son los indicadores clave de rendimiento más utilizados que te podemos remendar, es bueno saber cuáles son las cosas de las que debes estar pendiente ¡Toma nota!

1. Los indicadores de rendimiento necesitan tiempo

Una de las desventajas de los indicadores clave de rendimiento es que no siempre ofrecen información que permita ser procesada inmediatamente.

Y es que si las empresas hacen una inversión en un nuevo plan de formación para los trabajadores, ello significa que se está marcando la diferencia.

No obstante, los KPIs de formación no enseñan los cambios y transformaciones que el equipo está logrando en tan solo un día.

De este modo, dichas transformaciones no serán vistas hasta dentro de algunos meses, dependiendo de la frecuencia son la que la empresa realice el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.

2. No es conveniente dar seguimiento a muchos indicadores

Los indicadores clave de rendimiento son muy útiles, pero no es recomendable que los equipos sean sobrecargados con varios seguimientos al mismo tiempo.

Es decir, si los grupos de trabajo nunca han identificado y hecho seguimiento a KPIs anteriormente, lo sugerible es que se empiece con uno o dos.

El punto es que hacer el trabajo con tantos indicadores de rendimiento a la vez, provoca como resultado que los equipos se sientan abrumados, debido a la gran cantidad de datos.

La consecuencia es que se podría perder la pista y terminar fallando en todos ellos, lo cual puede hacer que se sientan frustrados y desanimados.

¿Cuáles son los indicadores claves de rendimiento que son más utilizados por las empresas?

Las empresas más populares alrededor del mundo en la actualidad, y que están logrando resultados positivos en sus procesos, han puesto en práctica una serie de KPIs de producción para poder realizar las mediciones.

De esta forma, las organizaciones tienen la posibilidad de concluir si la cadena de producción está funcionando al máximo de su rendimiento.

A continuación te detallamos algunos de los más utilizados ¡Toma apuntes!

1. Coste medio a la orden de compra

Uno de los indicadores clave de rendimiento es el coste medio a la orden de compra. Este permite informar sobre la medida de los costes de los aprovisionamientos.

Ello se logra mediante la división de los pagos totales entre las órdenes de compra que han sido emitidas.

2. Cumplimiento de los plazos

Este es otro de los indicadores clave de rendimiento más esenciales, ya que es un porcentaje que señala qué cantidad de los pedidos han sido recibidos en el plazo que corresponde.

3. Envíos urgentes o no planificados

Este indicador clave de rendimiento permite conocer cuáles son los envíos de los que se han realizado que no han sido planificados previamente.

Asimismo, este KPI ofrece la posibilidad de saber cuáles son los pedidos que se han hecho de forma urgente, debido a que, entre otras razones, la empresa se ha quedado sin aprovisionamientos.

Vale decir que el resultado de dicho cálculo es un porcentaje.

4. Rotura del Stock

Esta métrica se encarga de determinar el tiempo en el cual la cadena está paralizada, debido a la rotura de las materias primas con las que se lleva a cabo la fabricación de los productos.

Más adelante, te daremos algunos consejos sobre cómo evitar las roturas del stock.

5. Stock de materias primas

Una cifra que surge del resultado de sumar el inventario de las materias primas, con las cuales se inicia el proceso y el que resulta del final de todo el trabajo.

Así, es importante señalar que el resultado se divide entre dos, con el fin de obtener el dato que estás buscando.

6. Rotación del inventario de productos terminados

De acuerdo con los expertos, este es el indicador de rendimiento que se debe considerar para conocer si se fabrican el número de piezas o productos que se han planteado.

Esta ecuación surge del resultado de la división entre los productos vendidos y el stock medio de los artículos que ya han sido finalizados.

7. Rotación del inventario de las materias primas

Constituye el índice que informa la relación que existe entre el stock medio de materias primas y el costo de los productos que han sido comercializados.

8. Error en la previsión de la demanda

Este indicador clave de rendimiento es uno de los más esenciales, debido a que permite que la organización conozca cuál es la falla entre la demanda real y lo que se ha previsto.

Por medio del forecast de ventas se busca hacer una estimación del nivel de ventas para un período muy determinado, por lo cual es indispensable e importante observar, a la postrimería del proceso, si el equipo de la organización está llevando a cabo la previsiones de forma correcta o no.

9. Costo medio de la gestión de pedidos

Este es un dato supremamente importante dado que permite informar cuánto cuesta gestionar cada uno de los pedidos.

De este modo, es posible que los encargados del análisis o seguimiento de este KPI pueden incluir el resultado al precio de venta al público (PVP).

10. Lead Time

Este indicador clave de rendimiento que también es llamado plazo de aprovisionamiento, constituye el tiempo que transcurre entre el momento que se inicia el proceso de producción y cuando termina.

Los expertos afirman que normalmente este lapso también incluye el tiempo que se demora en entregar cada pedido a los clientes que los solicitan.

11. Porcentaje de gastos en materias primas

Este es uno de los más sencillos de los que hemos mostrado en esta lista.

Conforma la medida por la cual se tiene conocimiento sobre cuánto se gasta en la adquisición de la materia primara con la que se producen los artículos que llegan a las manos de los clientes.

12. Plazo de pago

Este es una de las métricas más importantes para el departamento de administración.

Gracias a él, es posible que el grupo de trabajo pueda establecer cuánto tiempo transcurrirá desde el momento en que se emita una factura hasta el momento en que se cobre.

Producción inteligente y medición de estos indicadores en la era de la industria 4.0

Como ya hemos visto, existen muchos indicadores que permiten medir si una empresa está haciendo su trabajo de manera satisfactoria.

Sin embargo, los expertos sostienen que es mucho más importante considerar el indicador que corresponde a la calidad y al volumen de la producción de la organización.

No es una visión vacía, que este sea el objetivo principal y fundamental de este sector: fabricar la cantidad de productos que más se ajuste a la demanda y, todavía más indispensable, que estén sujetos a los estándares más exigentes.

De esta manera, casi tres siglos después de la primera revolución industrial, la Inteligencia Artificial y el Internet de las Cosas (loT), se han ganado un espacio importante en las plantas de producción más importantes del mundo.

Por lo tanto, los métodos y las tecnologías de producción son mucho más evolucionados, aunque los objetivos principales permanecen intocables.

Conexión automatizada y monitorización para una producción inteligente

Una de las premisas más básicas de la industria 4.0 se cierne en que básicamente todos los elementos y procesos de producción están automatizados y conectados.

Big Data

Aquí entran en el juego herramientas entre ellas el Big Data, la cual permite por ejemplo, monitorear todo el proceso, gracias a lo cual los operarios pueden comprobar dónde está la falla, en caso de que un producto haya salido con defectos.

De esta forma, el error queda registrado y es posible que se lleven a cabo acciones en aras de resolverlo.

Internet de las Cosas (loT)

Otra de las tecnologías emergentes que cada vez trae más aceptación, son los dispositivos que están conectados por medio del Internet de las Cosas (loT).

La consultora Gartner estableció que para el año 2020 existían más de 20 millones de dispositivos conectados en todo el planeta, por lo que las organizaciones han mostrado gran interés en formar parte de esas estadísticas.

Se calcula, de hecho, que la industria ha sido el sector en el cual la tecnología ha movido el mayor volumen de negocios, con cifras que superaron los 320 millones de dólares en el convulsionado año 2020.

Esta cifra fue incluso superior a la registrada en el sector salud, la cual fue de 163 millones de dólares.

En fin, gracias a la tecnología de Big Data y a la analítica, la información de todo el conjunto de maquinarias que están en línea con loT, registran y se comunican en tiempo real con todo el proceso de fabricación.

Incluso, estas tienen la capacidad para, en determinadas circunstancias, activar acciones de manera anticipada a posibles incidencias.

Y los ejemplos prácticos que hemos citado conforman el amplio abanico de posibilidades que brindan las nuevas tecnologías de la Industria 4.0 para llevar a cabo una producción no solo más eficiente, sino además más inteligente.

Conclusión

Después de todo lo que hemos leído, hay que entender que todas las empresas buscan mejoras en sus niveles de producción, no importa la rama a la cual se dediquen.

No obstante, el uso de las mediciones que te hemos planteado en este post constituyen la mejor manera de poder ver dónde están las fallas de los procesos.

De este modo, los responsables de las organizaciones más importantes del mundo han podido conocer cuándo es necesario buscar una solución a los problemas.

Esta realidad se traduce en una toma de decisiones con muchos más aciertos y agilidad, que a la postrimería de todo es la manera más inteligente de obtener los beneficios que se buscan.

Y con el fin de llevar a cabo dichas mediciones de manera eficiente, lo recomendable es adaptarse a los nuevos tiempos que ofrece la Industria 4.0.

La acción ideal es la puesta en marcha de un software de gestión específico para la industria en la que se trabaje.

Esta medida permitirá que el proceso se lleve a cabo de una manera automatizada y con menos posibilidad de que los responsables cometan errores en el desarrollo del trabajo.

De otra forma, el proceso sería tan supremamente laborioso que todos los beneficios que traen consigo los indicadores clave de rendimiento no servirían de nada, es decir, desaparecerían.

Ello obedece a que se necesitaría el tiempo de varias personas, a fin de poder llevar a cabo el trabajo, lo cual implicaría apartarlos de su tarea principal.

¡Llegamos al final!

Esperamos que te haya servido toda la información que te hemos aportado en este post, el cual seguro te será de mucha utilidad.

Lo importante es entender cuáles son los indicadores clave de rendimiento más usados, cuáles son sus beneficios y cómo emplearlos para que el resultado del desempeño de la empresa sea el mejor.

Además, es preciso que los responsables de las compañías de producción de bienes y servicios internalicen también que las nuevas tecnologías de la Industria 4.0 han llegado para quedarse, y facilitar todos los procesos de producción y comercialización dentro de las organizaciones.

Si además de conocer cuáles son los beneficios de los indicadores clave de rendimiento y cuáles son los más relevantes en la fábrica, quieres saber más sobre las ventajas del e-learning, te invitamos a leer el siguiente post: 12 grandes ventajas de las plataformas de aprendizaje virtual para la administración y gestión de cursos.