En la actualidad, los datos se encuentran en todas partes. No importa el tipo de industria, las empresas, tanto grandes como pequeñas, necesitan encontrar formas de perfeccionar la gestión de datos para mejorar sus procesos comerciales.
Los datos y la analítica son los diferenciadores estratégicos más importantes para el éxito y el crecimiento de las empresas inteligentes. Por lo que toda organización debe considerarlos como uno de sus activos más valiosos.
Pero, ¿qué sucede cuando los datos no están disponibles cuando los necesitas? ¿Qué pasa si no conoces las mejores prácticas de gestión de datos, o peor aún, están desactualizados o son inexactos? No hay dudas de que una mala administración de datos, así como la escasez o exceso de los mismos, son perjudiciales.
¿Quieres saber cómo gestionar los datos de tu empresa de forma efectiva? ¡Sigue leyendo para ver los siete consejos que hemos reunido para ti!
1. Comprende el potencial de los datos
La cantidad de datos que se generan y almacenan diariamente en todo el mundo es impresionante. Para el año 2018, el mundo digital generó más de 2.5 trillones de bytes cada día, y a principios de 2020 la cantidad de bytes existentes en el entorno digital era 40 veces mayor que la cantidad de estrellas en el universo observable ¡Unos números sorprendentes!
Teniendo esto en cuenta, la cantidad de datos que almacena tu empresa tal vez no sea tan asombrosa, pero es igual de importante: puede ser información sobre las preferencias y comportamiento de los clientes, la eficacia operativa, sistemas de facturación, campañas de marketing, entre otros.
Y lo más probable es que no los están analizando en todo su potencial. Identifica y analiza qué tipos de datos almacena tu negocio y cómo puedes usarlos para anticiparte a las necesidades de tus clientes, identificar oportunidades de negocios y mejorar la eficiencia general de tu empresa.
2. Asegúrate de cumplir con las leyes de datos internacionales
En esta época de globalización, países de todo el mundo tienen una influencia significativa en la economía, operaciones comerciales y, en este caso, del tratamiento de los datos personales de otras regiones. Uno de los pasos más importantes para una correcta gestión de datos es conocer las normas de regulación de datos internacionales.
Asegúrate de cumplir con las regulaciones de datos en todos los países en los que opera tu empresa, como la Regulación General de la Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR) o la Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil (LGPD), por ejemplo.
Ten en cuenta que el GDPR es un regulador global, por lo que, incluso si tu empresa no tiene negocios con entidades o personas europeas, debe cumplir con la regulación para evitar posibles multas.
3. Crea un equipo de gestión de datos
Igual de importante que la tecnología que se utiliza para administrar datos, es la capacidad del personal encargado de manejar esa información. Se necesita un personal experimentado y capacitado para recopilar, proteger, analizar e implementar los datos.
La creación de un equipo de gestión de datos que sepa sacarle provecho a la información y produzca resultados positivos, es una práctica de gran importancia que no se debe subestimar.
4. Protege los datos
El mundo actual está lleno de hackers, virus, ransomware y otras amenazas internas y externas que pueden dañar los datos. Por lo que, las empresas deben asegurarse de que los datos sean seguros y accesibles implementando una seguridad de firewall adecuada, filtrado de spam, escaneo de malware y un control de permisos para garantizar que no existan vulnerabilidades en el software y que solo los empleados autorizados tengan acceso a los datos.
Proteger los datos parece un consejo obvio, pero son muchas las organizaciones que no lo hacen. Fallar en este punto puede dañar la confianza de los clientes, y significar problemas legales y financieros.
5. Los datos deben interactuar entre sí
Para contar con una gestión de datos eficaz, asegúrate de contar con un software que integre muchas soluciones y que funcione como una base centralizada flexible, rápida y segura.
Para esto debes hacer uso de la tecnología de la nube que permite alojar datos en servidores remotos, y acceder a está información desde múltiples dispositivos como tablets y smartphones.
Las características más importantes de este tipo de software es que cuentan con mecanismos de seguridad y protección, y aseguran que los datos nunca se pierdan. Al contrario del almacenamiento tradicional en dispositivos físicos como discos duros y memorias USB.
6. Organizar y clasificar los datos
Las grandes cantidades de información que manejan las empresas deben ser organizadas meticulosamente para que su gestión sea eficaz. Con esto en mente, es necesario saber dónde se encuentran los datos. Existen tres categorías:
- los datos inactivos: son aquellos que no se mueven de una ubicación a otra como datos almacenados en memorias, archivos, etc;
- los datos en movimiento: al contrario, son los datos que se mueven por medio de Internet, una red privada o de una unidad de almacenamiento por medio de un cable USB, por ejemplo;
- y los datos en uso: son aquellos que están siendo usados por una persona o un software.
Luego, después de saber a qué categoría pertenece cada dato, hay que saber quién es el propietario. Estos pueden ser archivos de clientes, de bancos, información financiera, de marketing, salud, entre otros. Saber quién es el propietario de los datos determinará la forma de tratarlos en términos de confidencialidad y seguridad.
7. Haz copias de seguridad a todo
Si quieres tener una buena gestión de datos, es fundamental realizar varias copias de seguridad con diferentes mecanismos. Lo principal es realizar la copia en la nube y utilizar un servidor NAS.
En segundo lugar, realiza copias en un disco duro externo y una memoria USB que, aunque no son tan confiables, te dan un abanico más amplio de opciones para evitar la pérdida de datos.
¡Hemos finalizado!
Cuando se trata de la gestión de datos, muchas empresas intentan correr antes de aprender a caminar. Algo entendible dada su gran importancia, pero sin un conjunto de políticas de manejo de datos protegidos, el análisis puede ser defectuoso y la información se verá corrompida.
¿La solución? Poner la seguridad y organización como prioridades, y construir a partir de ahí.
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