La planificación de la calidad es indispensable para garantizar el éxito de un proyecto y su principal base es el plan de calidad.

La necesidad de elaborar esta planificación viene estipulada en la norma ISO 9001 sobre gestión de calidad, en la cual se especifica el concepto de esta práctica.

Básicamente, es información documentada que deja claro qué procedimientos y trabajos están vinculados y deben ser aplicados en el proceso de planificación y elaboración de un producto, así como también quiénes son las personas y cuándo deben ponerlo en práctica.

En las siguientes líneas, te mostraremos todo lo que tienes que saber sobre lo que es un plan de calidad, qué aspectos contempla y cuáles son los consejos para elaborarlo.

¡Sigue leyendo hasta el final!

¿Qué es un plan de calidad?

En el momento en que se habla de un plan de calidad en dirección de proyectos, nos estamos refiriendo al grado de cumplimiento que este presenta respecto a sus requisitos. De este modo, un proyecto no cumple con los requisitos en el momento en que no llega a conseguir dicho cumplimiento, o también cuando los excede.

La forma más sencilla de entenderlo es con el común ejemplo del vehículo. Una falla de calidad se presenta cuando un proveedor entrega un Rolls Royce a un cliente que está esperando un auto económico.

De este modo, el director de proyectos debe garantizar que los esfuerzos que se concentren en asignar lo solicitado, no “coqueteen” con el engaño de entregar algo mejor, a la espera de que ello aumente la satisfacción del cliente o el éxito de un determinado plan.

¿Qué requisitos debe tener el proyecto?

Los requisitos del proyecto son los relativos a los procesos de trabajo, normativas internas, o maneras de llevarlo a cabo, y que este debe seguir dentro de una organización.

Normalmente, los requisitos son establecidos por la misma empresa y son usados de manera estándar en todos los proyectos de desarrollados dentro de la compañía.

Sin embargo, los planes de desarrollo grandes o que surgen de la asociación de varias organizaciones, suele ser necesario definirlo o establecerlo durante la fase de planificación.

De cualquier modo, el director es el responsable de averiguar cuáles son y cumplir con los mencionados requisitos, aun cuando la responsabilidad puede variar dependiendo de la empresa.

No obstante, los requisitos suelen ser definidos por el departamento de proyectos o de calidad interna, razón por la cual el director puede consultar a estos departamentos y observar planes de desarrollo anteriores ante la ausencia de una definición más formal.

¿Qué características debe tener el producto?

Los requisitos del producto son todas las características que este debe acatar, no solo en lo referente a la solicitud del cliente o del usuario, sino además en referencia a la normativa aplicable.

Es decir, al hablar de los requisitos del producto y que tienen que ver con la solicitud cliente/usuario, estamos refiriéndonos a la definición del alcance, por cuanto es imposible satisfacer las necesidades de los solicitantes si no están correctamente definidas.

Frente a ello, la gestión de la calidad comienza por definir de forma correcta el alcance, sobre todo en relación con dos aspectos:

La definición de las características

Que tenemos que conseguir de una manera cuantificable y medible. Como ejemplo de ello, podríamos tener un valor mínimo de aceleración o de consumo para el desarrollo de un auto, un valor específico de repetitividad de resultados de un grupo de medición. o un valor especifico, o un valor específico de temperatura, en un equipo de climatización.

Definición del procedimiento

Así como lo criterios empleados para comprobar que estás características han sido halladas, y que como resultado darán el rechazo o la aprobación del entregable del proyecto. Ello varía desde una inspección visual, un ensayo tipificado de acuerdo con alguna normativa, o unos ensayos de prestaciones que han sido acordados.

El objetivo de un plan de calidad

El objetivo del plan de calidad siempre ha sido el de demostrar cómo el Sistema de Gestión de la Calidad se puede aplicar de forma eficiente en un caso muy concreto.

Un ejemplo ocurre cuando en la compañía tienen lugar procesos absolutamente complejos o ciertos procesos que necesitan información adicional.

De igual forma, el plan de calidad se utiliza con el fin de acatar las exigencias legales reglamentarias y los clientes para optimizar la utilización de los recursos en acatamiento de los objetivos de calidad.

La idea es reducir el riesgo de inconformidades y otros objetivos. En fin, el atractivo del plan de calidad es que se pueda entender una cantidad de información considerablemente relevante de manera sistemática y sencilla, así como de ser útil para los procedimientos habituales.

Beneficios del plan de calidad

Al momento de que las organizaciones ofrecen un plan de calidad, es posible generar un conjunto de beneficios que a continuación te vamos a enumerar:

1. El incremento de la confianza en la cual los requisitos son cumplidos.
2. Un aseguramiento mucho mayor de que los procesos se encuentran bajo control.
3. La motivación que ello puede generar a todos los que están involucrados.
4. Asimismo es posible conocer mucho mejor a las oportunidades de mejoras.

Los planes de calidad son aplicados principalmente en toda la trayectoria que se lleva a cabo desde los requisitos que estipula el cliente, por medio de la ejecución del producto o proyecto, hasta alcanzar su propia satisfacción.

Un plan de calidad es posible que sea utilizado, tanto si la empresa cuenta con un sistema de gestión de calidad de acuerdo con la norma ISO 9001 2015, como si no lo tuviera.

Vale referir que estos instrumentos son aplicables para un proceso, contrato, proyecto o producto, de cualquier categoría o de industria.

Aspectos que contempla un plan de calidad

Una vez que han sido conocidos los objetivos y criterios de aceptación que repercuten al plan, es el momento de planificar las acciones que se realizarán durante la ejecución del mismo, a fin de garantizar que estos se cumplan a cabalidad.

Así, esto es lo que se conoce como hacer el plan de calidad del proyecto. Y estas acciones pueden planificarse en base a dos estrategias, las cuales no son excluyentes.

A continuación te las mencionamos ¡Toma nota!

La calidad preventiva en proyectos

Estas son las acciones que están dirigidas a evitar que se produzcan problemas de calidad.

Con este propósito, es indispensable comprender las razones que terminan originando un conflicto, así como establecer acciones encaminadas a contrarrestar o precisar de manera prematura estas causas.

Como se ha dicho, la calidad tiene que ver con acatar los requisitos organizativos y técnicos del plan, por lo cual la búsqueda de las razones debe considerar ambos aspectos.

En cuanto a los requisitos organizativos, las razones más frecuentes son aquellas vinculadas a la falta de comunicación, ausencia de formación, o falta de compromiso del equipo con los procesos de comunicación.

En primera instancia, será necesario hacer una planificación de las acciones de comunicación y formación para dar una explicación de los requisitos.

En la segunda circunstancia, las medidas que se deben asumir van a depender del papel que asuma el director del proyecto, así como de si se está hablando de los requisitos determinados del plan de desarrollo, o de los generales que tiene la empresa.

En cuanto a los requisitos técnicos, la definición se hace a partir de un análisis más detallado de las razones que pueden generar las fallas, lo cual es común hacerse por medio de diferentes técnicas de gestión de calidad. que brindan la posibilidad de definir las acciones orientadas a determinar y evitar estas causas.

Control de calidad en el proyecto

Estas son las acciones dirigidas a comprobar cuál es la calidad del entregable, al cabo de que se haya terminado.

Las auditorías, los ensayos, o los controles de calidad son las acciones más básicas en este grupo.

Vale referir que las auditorias se emplean principalmente con el fin de constatar si el proceso está siguiendo los procesos y requerimientos organizativos, los cuales son realizados por los auditores de de calidad.

Los controles y ensayos de calidad tienen por costumbre hacerse para precisar determinadas características vinculadas con el entregable o algunos componentes de este.

Como ejemplo de ello podemos citar la construcción de una partida de vigas de hormigón armado, de las cuales sería conveniente analizar inicialmente las características de este material, así como las barras de acero, y posteriormente la resistencia de algunas de las estructuras.

En esta circunstancia, la medición de las características tanto del hormigón como de las barras de acero, sería básicamente una acción de prevención que debe ser incluida en el plan de calidad.

Y es que esto va encaminado a evitar el uso de materiales de mala calidad que dará como resultado unas vigas defectuosas, al tiempo que el ensayo de una viga sería una actividad de control, por cuanto tiene como función chequear el cumplimiento de la calidad una vez que ha sido entregada.

¿Cuáles son los aspectos a considerar en la medición y el ensayo?

En este punto, es sencillo ver que al incluir la medición y el ensayo en el plan de calidad, se propician un tiempo y un costo adicionales que deben ser considerados en el proyecto.

Frente a ello, para decidir cuál es la estrategia más conveniente a seguir así como planificar las acciones a ejecutar, es necesario considerar los siguientes aspectos:

• El costo de los controles de calidad.
• El costo de las acciones preventivas.
• Las consecuencias de un fallo de calidad.
• El costo de ejecución del entregable.

La decisión en base a estos aspectos

Entonces, en función de estos aspectos es muy posible que los responsables puedan definir diferentes situaciones:

• No llevar a cabo ninguna acción: es decir, si las consecuencias y los costos de ejecución de una falla son insignificantes en relación con los costos de las acciones preventivas y de control, es muy razonables no realizar ningún tipo de acción, y actuar de manera más reactiva. Este sería un costo muy poco habitual.
• No efectuar acciones preventivas: pero sí de control final, lo cual sería razonable en el momento en que se determina que los costos de una falla de calidad son bajos, en comparación con los valores de las mediciones que se hacen previamente.
• Realizar acciones preventivas y controles: lo cual es razonable cuando el valor de una falla es significativo en relación con el costo de afectar dichas acciones.

Vale referir que estas acciones, una vez concluidas, siempre es importante incorporarlas como una tarea más en el cronograma, así como hacerle la asignación de recursos y tomar en cuenta sus costos en el presupuesto del proyecto.

Ello, una vez más, pone en evidencia el carácter recurrente de la planificación de proyectos y el requerimiento de conformar los diferentes planes, entre los cuales estaría el plan de calidad del proyecto .

Si has llegado a este punto, entonces lo siguiente te va a servir mucho más ¡Sigue leyendo!

¿Cuáles son los desafíos a superar para establecer un plan de calidad?

Los desafíos para la implementación del plan de calidad son esenciales y a continuación te las mencionamos:

1. Identificación de la necesidad de un plan de calidad

Uno de los primeros pasos para comenzar a desarrollar un plan de calidad tiene que ver con determinar si si es realmente necesario desarrollar un plan de calidad y por qué.

Por medio de estos planes, se describen los procesos que la empresa debería llevar a cabo, a fin de cumplir con los requisitos de calidad, razón por la cual puede ser útil para aquellas empresas que necesiten demostrar a terceros cuál es su proceso para desarrollar la gestión de calidad.

Asimismo, estos sirven para demostrarle a los interesados que necesitan verificar que los requisitos establecidos son cumplidos.

Normalmente, los planes de calidad fungen como unos referentes directos, por lo cual, así como orientan la práctica, pueden ser un gran instrumento de evaluación.

2. Identificación de las entradas para el plan de calidad

Ya habiendo decidido la necesidad de establecer un diseño y comenzar a ejecutar el plan de calidad, es necesario identificar las entradas, con la finalidad de programar dicho plan.

Esto significa que hay que definir los requisitos que serán requeridos para llevar a cabo el plan de calidad, los cuales están vinculados con la legislación legal vigente, las necesidades y exigencias del cliente, inversores y proveedores, los recursos que han sido destinados, así como la existencia de otros planes que son relevantes o elementos relacionados con la evaluación.

3. Definir el alcance del plan de calidad

En este punto, es indispensable hacer una delimitación del alcance que tendrá el plan de calidad.

Frente a ello, se debe definir si el plan de calidad está focalizado a un determinado proyecto o proceso, al tiempo que lo descompone en acciones para analizar y describir las características del mismo.

4. Preparación del plan de calidad

La planificación del plan de calidad requiere de una persona que este encargada del plan de desarrollo, es decir, un responsable que se dedique a la elaboración y coordinación del mismo y de un equipo de trabajo y colabore con él.

Vale decir que designar quién será esta persona y conformar el equipo será el primer paso dentro de esta fase. El presente objetivo debe enfocarse en recopilar toda la documentación precisa para describir el plan.

Mucha de la citada información, se encontrará dentro de la documentación del sistema de calidad, por lo cual solo habrá que recuperarla.

Es imprescindible llegar a un consenso acerca de cómo se va a presentar y estructurar el plan de calidad, si se va a representar por medio de una matriz o necesita estar más definido.

Obviamente, esta situación dependerá de la característica del plan, así como de su complejidad y de los requerimientos de la compañía.

Por otra parte, el plan de calidad debe poseer un contenido coherente con el alcance, las especificaciones otorgadas por el cliente, inversores y proveedores, así como las características de la empresa.

Asimismo, es de hacer notar que el plan de calidad debe ser compatible con otros planes ya existentes.

5. Contenido del plan de calidad

En la mencionada etapa, el plan de calidad que se va a desarrollar se plasma sobre el papel.

En este documento, deben reflejarse ciertos datos que son requeridos para el desarrollo del plan posteriormente.

No obstante, todos los contenidos van a depender de las características del plan y de las necesidades de la organización.

Sin embargo, de manera general, algunos de los elementos que se deben expresar en el mencionado documento son:

• Los elementos de entrada.
• El alcance del plan.
• la responsabilidad de la dirección.
• Los objetivos que se pretenden con el plan.
• La descripción de los recursos necesarios.
• Cómo se llevará a cabo el control de documentos, datos y del registro.
• Los requisitos son necesarios.
• Cómo se llevará a cabo la comunicación tanto interna como externa.
• Especificar los requisitos y métodos, que se utilizarán para el control y preservación del producto.
• Aspectos relevantes sobre el diseño y desarrollo del plan, relacionados con el control de cambios o su implementación.
• Describir los procesos de control, seguimiento y medición que se pondrán en marcha.
• Aclarar su se llevará a cabo auditorías y describir cómo serán y cuándo tendrán lugar.

6. Revisión, aceptación e implementación del plan de calidad

Esta es la última fase de la elaboración del plan de calidad, y será la revisión del mismo y su aprobación final. Luego de esta etapa, en plan de calidad podrá comenzar a ser implementado en la compañía.

¿Cómo es de importante contar con un plan de calidad bajo ISO 9001?

La versión nueva de la norma ISO 9001 da a conocer una perspectiva en relación con los registros y documentos.

Los requisitos para la documentación de los procesos a los fines de garantizar la asignación de resultados, es posible acometerlos de manera distinta, sin la necesidad de tantos procedimientos que sean obligatorios.

La medida en el plan de calidad se basa en el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo con ISO 9001 de manera documentada.

No obstante, el modo en el que se desarrolla el plan de calidad no se encuentra estipulado en la norma ISO 9001, sino que es posible que sea creado y empleado cuando la empresa considere que es apropiado.

Ello contempla que es posible que tenga distintos elementos de entrada, como por ejemplo la evaluación de riesgos, los recursos necesarios, la información relacionada con las necesidades de otras partes interesadas que van a poner en marcha el plan de calidad.

Conclusión

En fin, el plan de calidad se aplica a todos los procesos de la realización del producto o servicio.

Es muy posible que el lector ponga en marcha un Sistema de Gestión de Calidad, por lo que de ser así, es preciso realizar un inventario de los procesos operativos que están relacionados con el servicio o producto.

Asimismo, habrá que considerar la evaluación de su documentación actual, por lo cual la pregunta que se deben hacer es ¿sus planes en la actualidad coinciden con lo propuesto en el contenido del plan de calidad?

De ese modo, resulta más que necesario para detectar las diferencias, evaluar un sinfín de oportunidades y mejoras para los planes de la actualidad.

¡Llegamos al final!

Esperamos que te haya servido toda la información que te hemos presentado en este post.

Lo más importante es entender que si el plan de calidad se ha creado de manera correcta, se brinda la información necesaria para realizar eficientemente todos los procesos, de una forma mucho más conveniente para los usuarios finales.

Hay que entender que un eficiente plan de calidad viene a formar parte de una visión muy general de las diferentes tareas que se llevan a cabo dentro del proceso, de los documentos vinculados con las distintas actividades y de las personas que fueron responsables de esas actividades.

Ahora que ya tienes toda esta información en tus manos, te invitamos a leer el siguiente post: Manufactura digital, conoce a fondo esta tendencia.