Entender la importancia de los costos de calidad y cómo determinarlos es un paso clave hacia la optimización inteligente de operaciones.

Cada día los mercados se hacen más competitivos y esto se debe a las exigentes demandas de los consumidores sobre los productos, bienes y servicios que las empresas manufacturan.

En consecuencia, las compañías y los negocios deben esmerarse y centrar sus esfuerzos en elaborar productos en cantidad y con calidad a fin de poder superar a sus competidores y ser relevantes.

Para ser eficientes y eficaces en sus procesos necesitan evaluar y revisar sus costos de calidad, y para ello es vital establecer un plan o controles severos en los procesos productivos que garanticen el cumplimiento de patrones, estándares o normas.

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Origen de la calidad

A partir de 1930, para mejorar los atributos y particularidades de los productos, se dio inicio al registro estadístico en las empresas de manufactura.

Además de reducir los costos de producción, esto permitió disminuir los errores de fabricación, aumentando así los niveles de productividad, y esto se tradujo en un plan de trabajo que sin duda repercutía en la calidad, condición que permitía maximizar el costo-beneficio.

De esta manera se inicia el primer sistema de aseguramiento de la calidad como una herramienta exitosa para las empresas e, incluso, para el giro militar. En este último, el objetivo fue establecer estándares para evitar, en primer lugar, la pérdida de vidas humanas que se presentaban en gran número por los paracaídas que no abrían.

Para elevar cada vez más los niveles de calidad se crearon las primeras normas internacionales y se idearon los sistemas o programas de certificación presentes hasta nuestros días, destacando con énfasis las ISO 9000 y 9001.

Costos de Calidad

Son los gastos económicos en los que incurre una empresa o negocio asociados a la elaboración de productos, bienes o servicios de conformidad con las especificaciones técnicas y atributos exigidos por los clientes o usuarios finales.

Esto implica el uso de técnicas y herramientas que permitan alcanzar niveles óptimos de confiabilidad y seguridad.

Tipos de Costos

Los costos de calidad se pueden clasificar en diferentes segmentos, como se indica a continuación:

I. Costos de conformidad

Son los que se destinan para cumplir con los requisitos del producto, bien o servicio para satisfacer las necesidades del cliente. Estos gastos son controlados y administrados por la empresa y a su vez se subdividen en costos de prevención y evaluación.

Este tipo de costes se relacionan directamente con las inversiones que debe realizar la empresa, a cintunacion precisamos cada uno de ellos:.

Costos de prevención: tienen que ver con el diseño, implementación, administración del sistema de calidad, incluyen el presupuesto a ejecutar antes del inicio de operaciones, tales como; formación de personal, protección, seguridad, salud laboral, equipos de medición, calibración de equipos, mantenimiento preventivo y pólizas de seguro.

Aspectos a considerar para la gestión de costos de prevención:

• Planificación del trabajo;
• Comunicación constante con el cliente sobre los avances de cada etapa del proceso;
• Control estadístico;
• Plan de calidad a implementar;
• Gastos por acciones de mantenimiento preventivo a las infraestructuras;
• Selección de proveedores;
• Selección del personal;
• Manual de operaciones;

Los costos de prevención buscan disminuir o eliminar las comprobaciones y evaluaciones posteriores.

Costos de evaluación: están asociados a las actividades de supervisión, medición y monitoreo relacionados con la satisfacción del cliente, eficacia del sistema de gestión y calificación de los proveedores y sus productos.

Aspectos a considerar:

• Gastos relacionados con la verificación, validación y ensayos de los nuevos productos;
• Evaluación continua de productos, bienes o servicios que se entregan a los clientes;
• Evaluación de los proveedores;
• Inventarios de almacén o depósitos;
• Programa de inspección y control de la calidad del producto en su fase de producción;
• Indicadores de gestión;
• Plan de auditorías internas;
• Certificación al sistema de calidad.

Los costos de evaluación buscan comprobar e inspeccionar los productos antes de su entrega al mercado.

II. Costos de no conformidad

Son los que se generan por la corrección y adecuación de los errores o desviaciones cometidas en los procesos por no hacerse las cosas bien, generalmente esto sucede por omisión de los procedimientos de trabajo seguro y en algunos casos por no atender los reportes sobre desviaciones.

Este tipo de costes se relacionan directamente con las pérdidas que tendrá la empresa, y se resumen en:

Costos por fallas internas: son asociados a las actividades de corrección de las fallas generadas en productos por no cumplir con los requerimientos y estándares de calidad. Estos errores se detectan en la empresa antes de su salida al mercado o entrega al usuario. Abarcan también las garantías, devolución de productos, pérdidas por eficiencia, rediseños, atención post-venta en exceso.

Aspectos a considerar:

• Estabilidad del personal en la empresa;
• Control de los inventarios;
• Mantenimiento correctivo en la infraestructura o equipos;
• Incidentes y accidentes de trabajo;
• Repetición de tareas por no conformidades;
• Horas extras;
• Fuga de información confidencial;

Los costos de fallos internos se utilizan para corregir los productos antes de su entrega al mercado.

Costos por fallas externas: son los que se originan al rectificar los daños o defectos en los productos debido al incumplimiento en los parámetros de calidad establecidos y que se detectan posterior a la entrega al cliente; también son conocidos como costos de incumplimiento por un trabajo efectuado de forma deficiente y constituyen los errores más graves.

Están vinculados a los gastos por concepto de mano de obra directa e indirecta, los servicios básicos (agua, energía eléctrica, telefonía, internet, entre otros), mantenimiento de equipos, renta de equipos, materiales usados, impactos financieros, pruebas y ensayos, evaluación de las materias primas e inspecciones de los procesos productivos.

Aspectos a considerar:

• Fallos en el diseño del producto entregado al mercado (funcionalidad, envasado, embalaje);
• Respuesta a reclamos de los clientes;
• Penalizaciones por entrega tardía del producto o servicio;
• Devoluciones de productos;
• Garantía de los productos;
• Multas y sanciones por incumplimiento de aspectos legales, medio ambiental y otros.

Los costos de fallos internos se utilizan para corregir los productos después de su entrega al mercado.

III. Costos tangibles e intangibles

Los tangibles también son conocidos como costos explícitos y se determinan con los criterios convencionales de costes como son: gastos de personal, materias primas y materiales.

Llamados también costos implícitos, los intangibles se calculan con criterios muy subjetivos que no están registrados en los sistemas de contabilidad de las empresas, como lo son: pérdida de imagen empresarial, falta de motivación al personal, rendimientos y responsabilidad social.

Importancia de los costos de calidad

El significado y la importancia de los costos de calidad gira en torno a su alcance y aporte. Por ejemplo, permiten identificar los fallos, detectar dónde se debe mejorar el proceso invirtiendo los mayores esfuerzos en la prevención y/o evaluación y, por último, medir cuán eficaz es el sistema de gestión de calidad implementado.

Las empresas invierten entre un 5% y 25% de sus costos anuales en el tema de la calidad. Medir los costos de calidad ayuda a determinar en dónde se están gastando grandes cantidades de recursos económicos en las empresas o negocios para reducir los gastos innecesarios.

También contribuyen a medir nuestro desempeño empresarial para colocar en el mercado productos confiables que satisfagan las necesidades de los clientes, y de esta manera ser altamente competitivos y muy bien valorados con relación a nuestros competidores.

¿Porque se debe invertir en la calidad?

Si se desea optimizar los gastos en un negocio y saber cuál es el costo real de un producto o servicio asumiendo que la calidad de los mismos sea la mejor, es necesaria una inyección de recursos económicos para implantar un sistema de control de los costos de la calidad con el firme propósito de mejorar los procesos productivos .

Esto se logra solo con un buen análisis situacional y una oportuna toma de decisiones.

Ventajas de tener en cuenta la calidad

1. Reducción en los costos de fabricación;
2. Mejor gestión administrativa;
3. Optimización de la programación de las actividades;
4. Aumento de la productividad;
5. Incremento en la utilidad o beneficio;
6. Satisfacción en los clientes;
7. Simplificación de los procesos.

¿Cómo medir y calcular los costos de calidad?

El principal objetivo es eliminar los fallos y la disminución del impacto que incide en los resultados de la empresa, en tal sentido vamos a proporcionarte cuáles son los puntos de atención más importantes a considerar:

Partidas contables

Estás basadas en los centros presupuestarios o centros de costos por organizaciones o departamentos en una empresa y que están registrados en los sistemas de contabilidad.

Precios por persona

Son los gastos que generan los trabajadores que están destinados en las actividades relacionadas con los procesos de calidad, como son: inspeccionar, detectar, corregir fallas y atender reclamos.

Precio por defecto

Es la relación entre los costos promedio de un incumplimientos (no conformidad) multiplicado por el número total de incumplimientos. Este método es muy útil cuando existen muchos incidentes.

Desviación de lo ideal

Se usa para comparar la cantidad de materia prima o consumo energético empleado en un proceso productivo en comparación con la cantidad que se había estimado consumir.

Expresiones matemáticas para medir los costos de calidad

Es de suma importancia clasificar los elementos de asociados a los costos de la calidad, ya que conociendo estos elementos y los componentes de los gastos que intervienen en ello, podremos determinar los gastos y establecer convenientes indicadores de gestión.

Podemos asegurar que existen diferentes formas de medir los costos de calidad, tomando en consideración: los costos de prevención, los de evaluación, por fallos internos por fallos externos

Calidad: se mide mediante la expresión matemática porcentual (%) = Cantidad de productos buenos / Cantidad total producida) x 100.

Costo total de calidad: es lo que debe invertir una empresa para fabricar productos de calidad, embalajes, garantías y se calcula mediante la expresión:

Costos totales de calidad = costos directos de calidad + costos de no calidad.

Los costos de calidad están asociados a la prevención y evaluación de la calidad.

Los costos de no calidad son los originados por fallos internos (productos a desechar o reprocesar) y fallos externos (devoluciones, garantías).

El nivel óptimo debe estar en el siguiente rango de valores: costos de los fallos en un 50% y los costos de prevención en un 10%.

¡Veamos otros valores matemáticos a considerar!

Costes de calidad y las ventas: es la relación porcentual (%) = (costos de calidad / total de ventas) x 100.

Costes de NO calidad y las ventas: es la relación porcentual (%) = (costos de NO calidad / total de ventas) x 100.

Costes de los fallos internos y las ventas: es la relación porcentual (%) = (costos de fallos internos / total de ventas) x 100.

Costes de los fallos externos y las ventas: es la relación porcentual (%) = (costos de fallos externos / total de ventas) x 100.

Costes de unidades producidas y costos de calidad: es la relación porcentual (%) = (total de unidades producidas / costo de la calidad) x 100.

En definitiva, al aumentar la calidad se disminuyen los costos de fallos internos y externos, por tal motivo las empresas buscan ser más eficaces y eficientes, invirtiendo más en las acciones de prevención y evaluación como estrategia para reducir los fallos.

Ventajas del cálculo en los costos de la calidad:

• Visión integridad de la calidad;
• Medio único para medir los cambios;
• Permite generar un sistema prioritario para los fallos;
• Reduce el inventario;
• Mejora el uso eficiente y eficaz de los recursos económicos;
• Garantiza la mejora de los procesos;
• Prioriza los objetivos de la calidad en los procesos productivo;
• Motiva al personal a trabajar con excelencia;
• Genera indicadores de gestión;
• Optimiza los procesos para maximizar la producción;
• Evita los costos innecesarios;
• Contribuye a establecer nuevos procesos;
• Genera mayor utilidad o beneficio;
• Reduce el tiempo ocioso de las maquinarias.

Cuantificar los costos

Esta etapa permite obtener los valores monetarios sobre los diferentes costos de calidad en los que incurre la empresa.

Calcularlos representa todo un reto, para una mejor compresión se utilizan herramientas entre las que destacan: curvas de comportamiento, proyecciones, comparación con otros periodos y análisis estadísticos que ayuden a la mejor toma de decisiones en la alta gerencia

Calcular los costos de calidad

Se realiza mediante un informe técnico que condensa los costos asociados a la calidad o la ausencia de la misma, para tal fin se usan proyecciones, curvas de comportamiento y análisis de datos estadísticos.

Comparar con otros períodos

Se realiza con un análisis muy particular que ayuda a toma de decisiones de la alta gerencia para adoptar las medidas necesarias que permitan la corrección de fallos.

Esto se logra con comparaciones entre los niveles de productividad de un periodo con respecto a otro y verificando si los costos han disminuido como elemento de efectividad.

Acciones correctivas

Son las medidas a implementar con acciones concisas y directas que contribuyan a la eliminación de la falla o la disminución del impacto que la misma puede provocar en los resultados de la empresa

Importancia de la medición en los costos de calidad

Esta actividad permite medir el desempeño, eficiencia y penetración que tienen nuestros productos, bienes o servicios en el mercado, además de conocer la valoración que realizan los clientes sobre los mismos con la intención garantizar el mejoramiento continuo, la optimización de los recursos financieros y de los procesos productivos para aumentar la rentabilidad de la empresa o negocio.

Una de las estrategias más efectivas consiste en prestar atención en los fallos y buscar reducirlos a su mínima expresión mediante la evaluación continua del proceso productivo.

Para conseguir mejoras, el mayor porcentaje de los costos de calidad se destinan para cuantificar la calidad y los costos asociados a las fallas.

Estos gastos deben ser incorporados en los costos de producción y, en consecuencia, en el precio de mercado que el consumidor final paga de forma satisfactoria esperando en contraprestación un producto o servicio de excelente calidad.

Una de las herramientas más utilizadas son las tablas o gráficas de comportamiento donde se ve reflejada la calidad en comparación con el volumen de ventas real, de manera que los costos de calidad serán directamente proporcionales, es decir, aumentarán en la medida que se incrementen las operaciones comerciales.l

Recuerda: medir los costos de calidad permite determinar los gastos innecesarios que encarecen los productos, bienes y servicios al consumidor final, ayudando a la empresa a posicionarse para ser más competitiva en el mercado con precios justos y equitativos.

Además, optimiza los niveles de producción de las empresas y es el paso correcto para el mejoramiento y la mejor relación de precio-valor-calidad.

Pasos a seguir para un sistema de costos de calidad

Para implementar este sistema debe realizarse un plan de trabajo donde se establezcan las fechas, hitos importantes y secuencia de las actividades a desarrollar. A continuación te explicamos cómo:

Paso 1: Creación de un equipo de trabajo multidisciplinario que sea capaz de generar la metodología para el desarrollo de los costos de calidad de manera objetiva con datos confiables y registros documentados, fotográficos y auditables.

Paso 2: Establecer los criterios de trabajo con especial atención en: independencia y autonomía plena, disponer de una base de datos de los costos que sea confiable, visión holística, amplitud crítica, dispuesto a los cambios y nuevas ideas.

Paso 3: Capacidad de análisis en cada una de las líneas de proceso y cadenas de valor a objeto de determinar cuáles elementos serán incluidos en el cálculo de los costos de calidad.

Paso 4: Identificar cada uno de los elementos de costos clasificándolos en prevención, evaluación, fallos internos y fallos externos, esto a través de tormentas de ideas, análisis cualitativo y cuantitativo de los procesos medulares que se tienen en la empresa, los cuales deben estar inmersos en el sistema de costo de la calidad.

Paso 5: Definir los elementos de entradas al sistema, los registros primarios y estadísticos, mediante el uso de reportes y modelos de trabajo establecidos en la empresa, que generen valor agregado con cambios que no impliquen un nuevo modelo (solo en caso de ser necesario).

Paso 6: Establecimiento de los formatos de salida, los cuales deben contener los indicadores de desempeño basados en: prevención, evaluación, fallos internos y fallos externos.

Paso 7: Automatización del sistema usando equipos de interconectividad, herramientas de hojas, libros de cálculo y aplicaciones multiusuario.

Paso 8: Pruebas de arranque y ajuste del sistema de acuerdo a lo planificado con equipo de trabajo de alto desempeño en los costos de calidad, dado que es un proceso online que será mejorado por las experiencias e interacción de los clientes en la plataforma.

Paso 9: Emisión y revisión de los informes mensuales, trimestrales, semestrales de los costos de calidad.

Paso 10: Comunicación y divulgación del sistema de costos de la calidad al resto de las dependencias de la empresa.

Evaluación de resultados

Implica control, retroalimentación y corrección, lo cual brinda la posibilidad de determinar la efectividad o no del sistema de costos de la calidad.

Esto le permite a la gerencia o niveles de dirección tomar acciones sobre la continuidad y futuro de la empresa, comparando su experiencia con casos similares de otras empresas del mismos giro y publicando sus resultados en medios, revistas, blogs e informes especiales.

Conclusiones

Los costos generales de las empresas están influenciados por los costos de calidad de sus productos y servicios.

Los costos de calidad son pilares esenciales en las empresas para hacerlas más competitivas, eficientes y rentables.

Como ves, de trata de los gastos asociados al talento humano, materiales, equipos, finanzas y tiempo, que se emplean en prevención y solución de fallos o defectos en los procesos productivos de las empresas.

El cálculo de los costos de calidad implica una serie de indicadores que ayudan a las empresas a ser más efectivas, eficientes y eficaces. También contribuye al mejoramiento de los modos y medios de producción de las empresas.

Su cuantificación reduce los impactos que provocan las fallas, mejorando en el mediano y largo plazo la productividad, y generando ahorros en los productos terminados, disminución de los costos totales y en los materias primas y materiales de manufactura, representando mayor utilidad y rentabilidad entre los ingresos y egresos.

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